De plus en plus d’entreprises optent pour un mode de fonctionnement hybride ou 100% télétravail. Les entretiens ont également changé de format, il est fréquent pour un service RH d’en prévoir l’organisation à distance.
Nous pouvons distinguer d’une part l’entretien annuel d’évaluation, qui concerne les conditions de travail et la performance d’un collaborateur, et l’entretien professionnel (tous les 2 ans) d’autre part, qui permet de faire le point sur les compétences et besoins d’accompagnement à l’évolution du salarié. Dans les deux cas, il n’y a pas d’obligations légales spécifiques sur la forme de l’entretien.
Vous pouvez l’effectuer en télétravail ou en présentiel, voici quelques astuces pour bien mener vos entretiens :
1) Gérer la préparation :
– Invitez les salariés à préparer l’échange suffisamment en avance (entre 15 jours à 1 mois) ;
– Transmettez aux salariés les informations nécessaires pour une bonne préparation, par exemple, un kit de préparation pour nourrir leur réflexion sur l’entretien, une checklist des points auxquels réfléchir, une FAQ, etc.
– Communiquez auprès des managers pour obtenir toutes les informations dont vous avez besoin ;
– Privilégiez l’utilisation d’une messagerie instantanée (Slack, Teams…) pour rester disponible pour toutes éventuelles questions.
2) Faire le suivi : Prévoyez l’envoi des rappels des relances individuelles ou collectives avec l’objectif d’atteindre un taux de complétion maximal sur vos campagnes. Privilégiez un outil RH qui offre un support simple pour la préparation et l’échange, en permettant de signer à distance le compte-rendu, d’envoyer un exemplaire à votre salarié, et d’assurer le stockage de vos données.
3) Choisir le contexte, pour un échange de qualité : Assurez-vous que chacun soit dans un lieu calme avec une bonne connexion, prévoyez une durée suffisante pour tenir compte des éventuelles difficultés et, le plus important, renforcez l’écoute et l’empathie pour compenser la distance.
En conclusion, le format distanciel pour les entretiens RH est de plus en plus utilisé. Cependant, les entretiens en télétravail restent moins conviviaux et moins chaleureux qu’un rendez-vous en présentiel, ce qui peut perturber certains collaborateurs.
Il est recommandé de dialoguer avec les managers pour considérer la possibilité d’offrir les deux options aux salariés, tout en garantissant les meilleures conditions pour leur développement professionnel.
