Qu’est-ce que le rappel de salaire ?
Le rappel de salaire désigne le versement rétroactif de sommes dues à un salarié pour une période antérieure. Cela peut se produire lorsque des erreurs de calcul ou d’application des règles de paie sont détectées, ou lorsqu’un ajustement salarial est décidé avec effet rétroactif.
Un décret publié en toute fin d’année 2023, vient clarifier les normes concernant les rappels de salaires amiables, … des règles qui, jusqu’à présent, telles qu’elles étaient rédigées dans le Code de la Sécurité sociale, prêtaient à confusion. Cette imprécision entraînait des pratiques hétérogènes parmi les entreprises, et pouvait mener à des litiges avec les salariés ou à des redressements lors de contrôles URSSAF. Les dispositions de ce décret s’appliqueront dès le 1er janvier 2025 laissant ainsi, une année complète aux gestionnaires de paie, pour se mettre en conformité avec les textes.
Contexte de la clarification législative de 2023
Face à cette situation, le législateur a décidé d’intervenir pour harmoniser les pratiques et sécuriser juridiquement les entreprises. Le décret de fin 2023 est donc venu préciser les règles applicables aux rappels de salaire, notamment en ce qui concerne le rattachement des cotisations sociales à la période d’activité. Cette clarification vise à éliminer les incertitudes et à réduire les erreurs de gestion de la paie qui pourraient avoir des conséquences financières importantes pour les entreprises, tout en garantissant une meilleure protection des droits des salariés.
Jusqu’au 31 décembre 2024, pour le calcul des cotisations sociales, les taux et plafonds applicables sont ceux en vigueur au cours de la durée de travail au titre de laquelle les rémunérations sont dues. Cette règle vaut également pour les rémunérations rattachées à la même paie, dues au titre d’autres périodes. Des dérogations peuvent toutefois s’appliquer, notamment en cas de rappel versés à l’issue d’une décision de justice, ou en cas de versement décalé suite au départ du salarié.
Avec l’entrée en vigueur des nouvelles règles sur les rappels de salaire prévue pour le 1er janvier 2025, il est essentiel pour les entreprises de se préparer dès maintenant afin d’assurer une transition fluide et éviter toute non-conformité. Voici les principales mesures à mettre en place :
– Réaliser un audit internes (identifier les pratiques actuelles concernant les rappels de salaire, les durées de rattachement, et les méthodes de calcul des cotisations sociales)
– Former les équipes de paie (garantir une application correcte des règles à partir de 2025)
– Adapter les outils numériques (intégrer ces nouvelles méthodes, garantissant ainsi une gestion automatisée et conforme des rappels de salaires)
– Plan de communication interne (informer l’ensemble des parties prenantes des changements à venir)
Anticiper et Se Préparer aux Changements dans la Gestion des Rappels de Salaire à Partir de 2025
Lorsqu’un rappel de salaire est dû à un employé, il est essentiel que l’employeur agisse rapidement pour corriger toute erreur sur la fiche de paie. Ce rappel peut concerner divers éléments tels que des heures supplémentaires non payées, une prime ou une gratification oubliée, ou encore une augmentation de salaire qui n’a pas été appliquée à temps. Le processus de régularisation doit être effectué dans le respect des délais légaux pour éviter des complications judiciaires. De plus, il convient de s’assurer que toutes les corrections soient clairement indiquées sur le bulletin de paie rectificatif, permettant ainsi au salarié de comprendre précisément les ajustements réalisés. En cas de litige ou d’incompréhension, la consultation d’un conseil prud’homme peut s’avérer nécessaire pour garantir les droits du travailleur et assurer une gestion transparente et équitable par l’entreprise.
Les règles à compter du 1er janvier 2025
Le principe du rattachement à la périodicité d’activité est maintenu pour les calculs des cotisations sociales à compter du 1er janvier 2025 :
– Sur les revenus d’activité
– Sur les revenus versés à la suite d’une décision de justice
… les régimes des taux, des plafonds et des éventuelles exonérations, sont toujours, comme auparavant, celles en vigueur au terme de la norme d’activité au titre de laquelle ces revenus sont dus.
Cette disposition du décret n’est pas un changement de directive. Il s’agit simplement de compléter l’article R 241-1 du Code de la Sécurité sociale, trop imprécis jusque-là, sur ce sujet.
Quelles sont les dérogations précisées par le décret ?
Le décret confirme plusieurs dérogations :
– Lorsqu’une partie des revenus dus au titre d’une période précédente est habituellement et régulièrement versée en même temps que les revenus dus au titre d’une phase postérieure (Exemple : heures supplémentaires effectuées en M-1, mais rémunérées au cours du mois M, en même temps que le salaire du mois M), les paramètres (taux, plafond, …) applicables sont ceux en vigueur au terme de cette dernière période (soit lors de la période de versement)
– Lorsque des éléments de rémunérations sont habituellement et régulièrement versés selon une périodicité différente du mois suite à des directives légales ou conventionnelles (Exemple : des primes ou des ICCP se rapportant à des normes d’activité précédentes, mais versées postérieurement à ces périodes), les paramètres (taux, plafond, …) applicables sont ceux en vigueur lors de la phase au cours de laquelle ces éléments sont versés (soit lors de la période de versement)
– Lorsque des éléments de rémunération ont une périodicité différente du mois et sont versés postérieurement à la rupture du contrat de travail, ou encore pour les revenus spécifiques à la fin d’une relation de travail (Exemple : indemnité compensatrice de congés payés, prime de résultat versée après la rupture du contrat, indemnité de non-concurrence, …), les paramètres (taux, plafond, …) applicables sont ceux en vigueur au terme de la dernière période d’activité ayant donné lieu à rémunération (mois de la dernière période d’activité rémunérée)
Répercussions sur le déclaratif
Ce décret est encore trop récent, mais, maintenant que les précisions ont été apportées, gageons que le GIP-MDS n’hésitera pas à communiquer ses directives dans une prochaine fiche consigne sur les durées de rattachement des paramètres de paye.
Impact pratique pour les entreprises
Suivi des rappels de salaire
L’une des principales conséquences pratiques de ces nouvelles règles est le besoin accru de rigueur dans le suivi des rappels de salaire. Les gestionnaires de paie devront s’assurer que chaque rappel de salaire est correctement rattaché à la durée d’activité concernée, en appliquant les taux et plafonds en vigueur à ce moment-là. Cette exigence renforcée pourrait augmenter la charge de travail, surtout si les processus internes ne sont pas bien adaptés.
Cotisations et calculs rétroactifs
Les nouvelles règles affecteront également le calcul des cotisations sociales pour les rappels de salaire. Les gestionnaires de paie devront faire preuve d’une grande vigilance pour appliquer les bonnes valeurs, notamment en cas de versements décalés ou de rappels après la fin du contrat de travail. Cela implique une mise à jour des outils de paie pour intégrer ces changements, ainsi qu’une formation spécifique pour éviter toute erreur dans les calculs.
En conclusion, le rappel de salaire concerne le versement rétroactif de sommes dues à un salarié pour une durée antérieure, souvent en raison d’erreurs ou d’ajustements rétroactifs. Le décret de fin 2023 apporte des clarifications sur les règles encadrant ces rappels de salaires, en particulier concernant les cotisations sociales. Jusqu’au 31 décembre 2024, les taux et plafonds appliqués restent ceux en vigueur lors de la norme d’activité concernée. À partir du 1er janvier 2025, ce principe reste inchangé, mais le décret précise des dérogations pour des cas particuliers tels que les paiements réguliers décalés ou postérieurs à la fin du contrat de travail.
Nous resterons attentifs à celle-ci et nous ne manquerons pas de relayer ces informations dans la partie actualité sociale de notre blog.
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Source :
Décret n°2023-1384 du 29 décembre 2023 – Article 1, 8° – JO du décembre 2023
